Politique sur la confidentialité

En vigueur à compter du 28 février 2025

Votre vie privée est importante pour Payworks Inc. (également dénommée « Payworks », « nous » ou « notre »). Payworks s'engage à protéger et à respecter la vie privée des individus qui visitent nos sites web, utilisent nos produits et services ou interagissent directement avec nous.

Information générale et applicable

Nous avons élaboré cette politique de confidentialité (la « Politique ») afin de décrire :

• La manière dont nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos renseignements personnels, si applicable;
• Les finalités pour lesquelles nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels.
• Le type de renseignements que nous pourrions collecter auprès de vous ou par le biais du Service (tel que défini ci-dessous);
• Nos pratiques liées à la collecte, l’utilisation, la protection et la communication de renseignements personnels.

Les renseignements personnels sont des informations permettant d’identifier une personne.

Cette page contient la Politique de Payworks applicable:

• au site Web public de Payworks www.payworks.ca (le « Site »), ainsi qu’à tout autre site Web exploité par Payworks (collectivement et avec le Site, les « Sites »);
• l'application web de Payworks et l'application mobile (collectivement, les « Applications »), qui peuvent être utilisées par vous en tant qu'Employé actuel ou passé d'un Client (tels que définis ci-dessous) ;
• aux interactions en personne avec Payworks, ainsi que tous les outils, courriers, courriels, visioconférences, aux conversations électroniques entre vous et les Sites, les Applications ou Payworks, ou les pages de médias sociaux proposées par Payworks sur les Sites ou Applications, ainsi qu’à tous les services en ligne proposés par Payworks, notamment les logiciels, les applications et les interfaces (collectivement avec les Sites et les Applications, le « Service »).

En plus de fournir les Sites, Payworks propose des services et des solutions de gestion de la main-d'œuvre aux entreprises, sociétés et organisations (chacune étant une « Organisation » ou un « Client »). La relation de Payworks avec chaque Organisation est régie par un ou plusieurs accords contractuels (chacun étant un « Accord Client »). Ainsi, Payworks collecte et traite des renseignements personnels concernant les employés potentiels, actuels ou passés (ci-après les « Employés » ou « Individus ») au nom des Organisations, conformément à leurs instructions et aux termes des Accords Clients applicables.

La présente Politique peut être modifiée de temps à autre, et la version mise à jour sera en vigueur dès sa publication sur le Service.  Veuillez consulter la Section 11 pour plus de détails.

Consentement

Veuillez lire attentivement la présente Politique pour comprendre nos pratiques en matière de collecte, d'utilisation et de divulgation de vos renseignements personnels. Chaque fois que vous accédez ou utilisez le Service, vous consentez expressément à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels par Payworks de la manière et pour les finalités décrites aux présentes.

Vous pouvez choisir de ne pas nous fournir vos renseignements personnels ou retirer votre consentement à tout moment, sous réserve d'un préavis raisonnable et des exigences légales ou contractuelles applicables. Cependant, sans vos renseignements personnels, Payworks pourrait ne pas être en mesure de fournir, ou de continuer à fournir, tout ou partie du Service à vous ou à l'Organisation à laquelle vous appartenez. Veuillez contacter votre Organisation pour obtenir plus d'informations concernant les implications du retrait de votre consentement.

Pour plus de certitude, votre Organisation est responsable de sa propre conformité en matière de protection des renseignements personnels, y compris de la gestion de votre consentement concernant l'utilisation des Applications. Si vous êtes un Individu dont l'Organisation actuelle ou passée utilise le Service, ou une partie de celui-ci, et que l'on vous a demandé de soumettre des renseignements personnels dans le cadre de ce Service, veuillez consulter la Section 10 de la présente Politique pour plus d'informations sur les responsabilités de votre Organisation.

1. Renseignements personnels que nous collectons

   Payworks ne collecte des renseignements personnels sur un Individu qu'avec la connaissance et son consentement. De manière générale, cela signifie que Payworks recueille des renseignements personnels de la manière suivante ::

   • les renseignements personnels que vous nous fournissez;
   • les renseignements techniques que nous collectons automatiquement;
   • les renseignements personnels collectés par d’autres moyens; et,
   • les renseignements non personnels.

   Renseignements personnels que vous nous fournissez

   Vous pouvez fournir, et Payworks peut collecter, des renseignements personnels lorsque vous interagissez avec nous. Les renseignements types que nous collectons comprennent ce qui suit :   

   • Les renseignements (nom, numéro de téléphone, adresse postale, adresse courriel, etc.) que vous fournissez en remplissant des formulaires via notre Service, pouvant inclure les renseignements fournis au moment de la demande de renseignements concernant notre Service, du téléchargement de contenu ou de la publication de commentaires. 
   • L'adresse IP de votre ordinateur et le navigateur que vous avez utilisé pour consulter notre Service ;
   • Les coordonnées et les renseignements relatifs à votre emploi que vous nous fournissez par le biais du Service ou lorsque vous vous inscrivez et/ou que vous interagissez avec nous lors d’un salon professionnel ou d’un autre événement.
   • Les coordonnées et les renseignements relatifs à votre emploi que vous fournissez lorsque vous participez à un concours ou à une promotion que nous parrainons.
   • Si vous nous contactez, les registres de votre correspondance, de vos demandes et de vos transactions (y compris les adresses courriel), ainsi que de vos réponses, actions et transactions liées aux communications que nous vous adressons.
   • Lorsque vous nous contactez pour obtenir de l’aide, nous collectons des renseignements personnels afin de vous authentifier, ainsi que des enregistrements vocaux et des transcriptions de conversations.
   • Lorsque vous répondez à une enquête ou donnez votre avis en tant que client, nous collectons vos coordonnées, des renseignements relatifs à votre emploi et votre opinion sur notre Service.  Avec votre consentement, nous pouvons également collecter des photos ou des vidéos de vous.
   • Lorsque vous créez un compte sur l’un des Services de Payworks, nous collectons des renseignements d’identification telles que vos nom d’utilisateur et mot de passe.
   • Nous pouvons également collecter d’autres renseignements que vous pouvez choisir de fournir dans le cadre de vos interactions avec nous.

   Témoins, Outils d'Analyse et Autres Informations Techniques Que Nous Collectons Automatiquement

   Le Service utilise des « témoins », qui sont de petits fichiers texte placés sur votre ordinateur ou autre appareil lorsque vous visitez un site web. Lorsque vous revisitez ce site, le témoin permet à ce dernier de reconnaître votre navigateur. Les témoins peuvent stocker les préférences des utilisateurs et d'autres informations. De plus, le Service utilise les outils d'analyse web suivants : Google Analytics, Sitefinity Insight, Google Ads, Hubspot, Hotjar et Pendo. Veuillez consulter notre Déclaration sur les Témoins et Autres Technologies de Collecte Automatique de Données pour plus d'informations sur la manière dont nous utilisons les témoins et les outils d'analyse.

   À l’instar de nombreux autres sites Web, nous collectons automatiquement certains renseignements techniques concernant les utilisateurs du site Web. Lorsque vous accédez au Service, nous pouvons collecter ces renseignements techniques par voie électronique. Ces renseignements techniques peuvent inclure:

   • l’adresse IP de votre ordinateur et le navigateur que vous avez utilisé pour consulter notre Service;
   • votre système d’exploitation;
   • la résolution de votre écran;
   • votre emplacement;
   • les paramètres linguistiques de votre navigateur; et
   • le site d’où vous provenez et les mots-clés recherchés si un moteur de recherche vous a conduit jusqu’à notre Service.

   Ces renseignements techniques sont agrégés et utilisés pour mesurer et améliorer l’efficacité de notre Service. 

   Renseignements personnels collectés par d’autres moyens

   Payworks peut également recevoir ou collecter des renseignements personnels auprès de tiers, comme suit :

   • Les informations liées à l'emploi devant être traitées au nom des Clients, conformément à un Accord Client ;
   • D’autres entreprises et tiers peuvent nous fournir des coordonnées et des renseignements relatifs à l’emploi portant sur des entreprises ou des personnes susceptibles d’être intéressées par nos services. Payworks compte sur ces autres entreprises et tiers pour obtenir votre consentement avant de recueillir et de nous transférer vos renseignements personnels;
   • Les données biométriques des Individus à l’emploi d’un Client par le biais de l’horodateur dans le cadre d’un système de comptabilisation du temps de travail, lesquelles peuvent inclure des empreintes digitales, de la main et/ou la reconnaissance faciale; et 
   • Nous pouvons collecter des coordonnées à partir de sources accessibles au public, dans la mesure autorisée par la loi.

   Renseignements non personnels

   Payworks peut collecter, utiliser et communiquer des renseignements non personnels, y compris des coordonnées professionnelles (lorsque la loi l’exige) et/ou des données agrégées résultant de la combinaison et/ou de l’agrégation de certaines données brutes collectées auprès de vous avec d’autres données d’une manière qui ne vous identifie plus personnellement. Nous ne cherchons pas à établir un lien entre les données agrégées et l’identité des personnes. Nous pouvons archiver de manière permanente des renseignements non personnels pour une utilisation future, et ce, d’une quelconque manière. 

2. Finalité de la collecte et de l’utilisation des renseignements personnels

   Payworks collecte et peut utiliser vos renseignements personnels notamment aux fins suivantes :

   • Fournir le Service aux Organisations conformément aux Accords Clients applicables ;
   • Développer et entretenir des relations professionnelles;
   • Présenter et/ou fournir notre Service, y compris la gestion de tout compte que vous détenez chez nous;
   • Vérifier votre identité et/ou votre éligibilité à recevoir des informations et des services de notre part;
   • Vous fournir les informations ou les services que vous nous demandez;
   • Répondre aux questions, commentaires, candidatures ou réclamations que vous nous soumettez;
   • Envoyer des communications informatives telles que des invitations à des événements, des formations et des alertes concernant nos produits; 
   • Gérer un concours, une promotion, un sondage ou toute autre fonctionnalité du Site, ainsi que planifier et gérer des événements organisés ou parrainés par Payworks;
   • Publier des avis de clients;
   • Faciliter et améliorer nos communications marketing, nos relations avec nos clients et l’expérience de ces derniers;
   • Envoyer des courriers, des courriels, des bulletins d’information ou d’autres communications que vous avez accepté de recevoir de notre part;
   • Développer, analyser et améliorer le Service ainsi que d’autres produits et services par la recherche, la formation, le développement, l’analyse et la veille économique; 
   • Regrouper vos renseignements personnels résultant de la combinaison et/ou de l’agrégation de certains renseignements personnels bruts collectés auprès de vous avec d’autres données d’une manière qui ne vous identifie plus personnellement;
   • Afficher des publicités sur le Service ou gérer et diffuser nos publicités sur d’autres sites, conformément à notre Déclaration sur les témoins et autres technologies de collecte automatique de données;
   • Servir aux fins que nous vous avons communiquées lorsque nous avons demandé vos renseignements personnels et/ou atteindre la finalité pour laquelle vous les avez fournies; 
   • Satisfaire aux exigences légales et réglementaires ainsi qu’aux politiques de l’entreprise; 
   • Gérer nos opérations internes et la sécurité de notre réseau; et
   • Servir à des fins de gestion et d’atténuation des risques et de la sécurité, y compris à des fins d’enquête, d’audit et d’assurance.

   Nous prenons des mesures pour nous assurer que les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet sont exacts, pertinents, non excessifs et utilisés à des fins limitées, tel que décrit par la présente.

3. Communication de renseignements personnels

   Payworks peut communiquer vos renseignements personnels dans la mesure où cela est raisonnablement nécessaire aux fins énoncées à la section 2 de la présente Politique et:

   • aux employés de Payworks selon le principe de besoin de connaître, afin de leur permettre d'accomplir leurs fonctions, ainsi qu'aux sociétés affiliées de Payworks, partenaires, contractants, sous-traitants, consultants, conseillers professionnels, agents et prestataires de services, qui sont contractuellement tenus de préserver la confidentialité de vos renseignements personnels, afin de permettre à ces derniers d'exercer une fonction de soutien commercial, professionnel ou technique pour Payworks ou de vous fournir des services supplémentaires. Si vous êtes résident du Québec, veuillez noter que cela peut inclure le transfert de vos renseignements personnels hors du Québec vers une autre juridiction canadienne où Payworks opère, et peut également inclure le transfert de vos renseignements personnels à l'extérieur du Canada;
   • à un tiers lorsque vous consentez à une telle communication; 
   • à un tiers, dans la mesure autorisée ou exigée par la loi. Cela inclut le partage de vos renseignements personnels avec des entités gouvernementales ou des tiers en réponse à des assignations à comparaître, à des ordonnances judiciaires ou à d’autres procédures légales;
   • lorsque nous estimons que cette communication est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de Payworks, de nos Clients ou d’autres personnes conformément à la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels. Cela inclut l’échange de renseignements avec d’autres sociétés et organisations à des fins de sécurité, de protection contre la fraude et de réduction du risque de crédit conformément à la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels;
   • pour faire respecter ou appliquer nos Conditions d’utilisation et autres accords avec vous; et
   • dans le cadre d’une réorganisation de l’entreprise, d’une fusion ou d’un regroupement avec une autre entité, d’une vente de la totalité ou d’une grande partie de nos actifs, y compris tout exercice de diligence raisonnable ou toute activité d’intégration menée à cet égard, sous réserve des garanties contractuelles appropriées.

4. Sécurité et garanties

   La sécurité de vos renseignements personnels est très importante pour nous.  Payworks utilise des mesures de sécurité appropriées et reconnues conformes aux normes de l’industrie ainsi que des mesures de protection physiques, techniques, administratives et opérationnelles pour protéger les renseignements personnels contre des risques tels que la perte accidentelle et l’accès, l’utilisation, la modification ou la communication non autorisés. 

   Bien que Payworks s’engage à protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons pas garantir la sécurité des renseignements personnels que nous collectons.  Vous fournissez vos renseignements personnels à vos propres risques.  Payworks ne peut pas non plus garantir que les renseignements envoyés ou reçus via Internet sont sécurisés, et ne fournit aucune représentation ou garantie concernant la sécurité des renseignements personnels communiqués à ou depuis Payworks via Internet ou concernant l’interception des renseignements personnels par des tiers.  Vous êtes entièrement responsable de la sécurité de l'appareil que vous utilisez pour accéder au Service, ainsi que de la confidentialité de votre identification utilisateur et de votre mot de passe. Sauf indication contraire ci-dessous, vous devez nous informer de toute utilisation non autorisée de votre identification utilisateur ou toute autre violation de sécurité. Si vous êtes un Employé dont l'Organisation a conclu un Accord Client avec nous, vous devez informer votre Organisation de toute utilisation non autorisée de votre identification utilisateur ou de toute autre violation de sécurité.

   La protection des renseignements personnels constitue une priorité pour Payworks. Nous nous engageons à prendre les mesures appropriées et dans les délais requis en cas d'incident impliquant des renseignements personnels, conformément à la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels. Si vos renseignements personnels sont concernés par une violation, nous vous en informerons conformément à la législation en vigueur.

5. Transfert de renseignements personnels

   Nous pouvons transférer les renseignements personnels que nous collectons ou que vous fournissez comme décrit dans la présente Politique à des affiliés autorisés, partenaires, contractants, sous-traitants, consultants, conseillers professionnels, agents et prestataires de services auxquels nous faisons appel pour soutenir nos activités (tels que des fournisseurs d’analyses et de moteurs de recherche qui contribuent à l’amélioration du Service). Ces derniers sont contractuellement tenus de préserver la confidentialité des renseignements personnels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles nous les leur avons divulgués et de les traiter conformément à nos instructions.

   Payworks peut faire appel à des affiliés, partenaires, contractants, sous-traitants, consultants, conseillers professionnels, agents et prestataires de services situés en dehors du Canada pour traiter, stocker et transférer vos renseignements personnels en dehors du Canada, dans un pays étranger dont la législation relative à la protection de la vie privée est différente. Si nous faisons appel à un prestataire de services situé en dehors du Canada, nous mettrons en place des dispositions contractuelles afin d’assurer la confidentialité des renseignements, les finalités de leur utilisation et le respect des exigences prévues par la législation applicable en matière de renseignements personnels.

6. Conservation des renseignements personnels

   Payworks conservera les renseignements personnels uniquement pendant la durée raisonnablement nécessaire pour atteindre les finalités pertinentes énoncées dans la présente Politique et afin de nous conformer à nos obligations légales et réglementaires. Les renseignements personnels seront détruits conformément aux exigences des lois applicables.

   Veuillez noter que si vous avez créé un compte Payworks en tant qu’utilisateur et que votre compte devient inactif, Payworks peut choisir de ne pas conserver vos renseignements personnels ou d’autres enregistrements associés à votre compte Payworks. Dans ce cas, ces renseignements peuvent être détruits, supprimés, effacés ou modifiés sous une forme anonyme. Vous êtes seul responsable de l’exportation des renseignements de votre compte Payworks que vous souhaitez conserver.

7. Maintien de renseignements exacts et accès aux renseignements

   Payworks met tout en œuvre pour que vos renseignements personnels soient aussi complets, à jour et exacts que nécessaire aux fins pour lesquelles ils doivent être utilisés.

   Vous avez le droit de demander l'accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et d’en demander la rectification. Payworks se réserve le droit d'exiger que votre demande d'accès soit formulée par écrit. À moins que Payworks ne soit autorisée ou tenue par la loi d’en interdire l’accès, nous vous fournirons la possibilité raisonnable d’examiner et, si nécessaire, de mettre à jour et de corriger vos renseignements personnels. En principe, cet accès est gratuit. Toutefois, Payworks se réserve le droit de facturer ces frais au cas par cas, conformément aux lois applicables, et vous en serez informé à l'avance le cas échéant. Payworks procédera à la rectification ou à l'amendement des renseignements personnels dans ses dossiers si ceux-ci sont jugés inexacts ou incomplets. Lorsque cela est approprié, Payworks transmettra les informations corrigées aux tiers ayant accès à ces renseignements.

   Nous pouvons vous demander des renseignements spécifiques pour nous aider à vérifier votre identité, confirmer votre droit d’accès aux renseignements personnels en question, et pour vous fournir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ou apporter les modifications demandées.

   Dans certaines circonstances et conformément à la législation applicable en matière de protection de renseignements personnels, Payworks peut ne pas être en mesure de donner accès à une partie ou à la totalité des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Dans ce cas, nous fournirons sur demande les motifs de cet accès refusé, notamment :

   • si cet accès risque de révéler des renseignements personnels sur une autre personne, des informations commerciales confidentielles ou si l’on peut raisonnablement s’attendre à ce que ces renseignements menacent la vie ou la sécurité d’une autre personne;
   • si les renseignements sont protégés par le secret professionnel de l’avocat;
   • si nous avons détruit, supprimé, effacé ou rendu anonymes vos renseignements personnels; et
   • si les renseignements ont été collectés ou générés dans le cadre d’une procédure officielle de règlement d’un litige, d’une enquête sur la violation d’un accord ou d’une infraction à la législation.

   Les utilisateurs peuvent obtenir de plus amples informations sur la mise à jour ou l’accès à leurs renseignements personnels en contactant notre responsable de la protection de la vie privée.  Veuillez consulter la Section 12 de la présente Politique pour plus de détails sur la manière de le contacter.

   Pour plus de précision, si vous êtes un employé actuel ou ancien d'un Client, toute demande d'accès ou de rectification des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet en raison de notre relation avec votre Organisation doit être adressée par l'intermédiaire de votre employeur.

8. Liens vers d’autres sites Web

   Le Service peut contenir des liens vers des sites Web de tiers. Il se peut également que des sites Web ou des courriels de tiers renvoient à notre Service. Le fait de cliquer sur ces liens ou d’activer ces connexions peut permettre au tiers de collecter ou de partager des renseignements vous concernant.  La présente Politique s’applique uniquement aux renseignements personnels que nous collectons, utilisons et communiquons. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité de tiers.  Nous vous recommandons de consulter les politiques de confidentialité de tous les sites Web de tiers que vous visitez avant de leur communiquer des renseignements personnels.

9. Désabonnement des messages électroniques commerciaux

   Nous pouvons vous envoyer des messages électroniques commerciaux (tels que des messages marketing ou promotionnels) si vous avez rempli une ou plusieurs des conditions suivantes : 

   • Vous avez consenti à recevoir ces messages.
   • Vous avez récemment acheté des services auprès de nous.
   • Vous avez conclu un contrat avec nous ou toute autre forme de relation commerciale avec nous.
   • Vous nous avez demandé des informations. 
   • La législation en vigueur nous autorise autrement à vous envoyer des messages électroniques commerciaux.

   Si vous ne souhaitez plus recevoir de tels messages électroniques commerciaux de Payworks, vous pouvez vous désabonner ici : unsubsribe@payworks.ca. Veuillez noter qu’à la suite de votre désabonnement, Payworks peut continuer de vous envoyer des communications électroniques dans certaines circonstances exceptionnelles, par exemple pour vous fournir des notifications de Service ou des informations que la société est légalement tenue de vous fournir.       

10. Payworks en tant que prestataire de services

    Votre Organisation est responsable d’obtenir votre consentement approprié pour la collecte, l’utilisation, le stockage, le transfert et la divulgation de vos renseignements personnels. Elle est également tenue de se conformer aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels régissant la collecte, le stockage, l’utilisation et le transfert de vos renseignements personnels, y compris par Payworks en son nom, ainsi que de répondre aux demandes d’accès à l’information ou de suppression des renseignements personnels.

    Si vous êtes un Client de Payworks, vous reconnaissez avoir obtenu les consentements appropriés de vos employés pour la collecte de leurs renseignements personnels et leur partage avec Payworks. 

11. Modifications apportées à la présente Politique

    Nous pouvons modifier la Politique en fonction des changements apportés à notre Service, des évolutions technologiques et des exigences légales. Si nous modifions la Politique, nous vous en informerons via le Service ou par d’autres moyens. Toute modification apportée à la présente Politique prendra effet immédiatement après sa publication. Vous reconnaissez que votre utilisation continue du Service après la modification de la présente Politique signifie que vous acceptez et consentez à ladite modification.  Si vous vous opposez à toute modification de la présente Politique, votre seul recours est de ne pas utiliser le Service et de fermer votre compte.  Dès que nous mettrons à jour la présente Politique, nous modifierons la date ci-dessous afin d’indiquer celle à laquelle les modifications ont été apportées.  Nous vous recommandons de consulter régulièrement le Service afin de prendre connaissance des éventuelles mises à jour de la présente Politique.

12. Nous contacter

    Pour soumettre une demande d’information, une réclamation, demander à vérifier vos renseignements personnels, corriger ou mettre à jour vos renseignements personnels, retirer votre consentement ou demander plus d’informations ou des copies supplémentaires de la présente Politique, veuillez contacter le responsable de la protection de la vie privée chez Payworks :  

    Responsable de la protection de la vie privée chez Payworks
    80 Payworks Way
    Winnipeg, Manitoba, R3Y 2L5
    Téléphone : 204.779.0537 x3568; Numéro sans frais : 866.788.3500
    Courriel : privacy@payworks.ca

    Cette Politique a été mise à jour pour la dernière fois le 28 février 2025.

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